SOPORTES INTERNOS

 

1.1.  RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

 

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

 

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

 

 

1.2. RECIBO DE CONSIGNACION

 

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

 

 

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

 

 

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

 

 
1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS 

 

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

 


1.4  FACTURA DE VENTA

 

1.4.1. Concepto

 

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

 

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. 

 

 1.4.2. Requisitos de la Factura:

 

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

 

♦ Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).

 

Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).

 

Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).

 

Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.

 

Fecha de expedición.

 

Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

Valor total de la operación

 

El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

 

1.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:

 

Los tiquetes de maquinas registradoras

 

Las boletas de ingreso a espectáculos públicos

 

Los tiquetes de transporte.

 

Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno

 

Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago

 

Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.

 

Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro

 

1.4.3.1. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

 

Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen

 

Los responsables inscritos en el régimen simplificado.

 

Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.

 

Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad

 

Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando  el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional

Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad

 

Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros

 

 1.4.4. Factura de venta de Mercancía al contado

 

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no esta gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.

 

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía  no esta gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja

 

1.4.5. Factura de venta de Mercancía a crédito

 

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de  mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

 

 

1.5. Comprobante de venta con tarjeta de crédito.

 

1.5.1. Concepto de tarjeta de crédito

 

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

 

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio

 

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a  aceptar las tarjetas de crédito  como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las  sumas de los comprantes  firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje  de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.

 
1.5.2. Consignación del comprobante de venta:

 

El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.

 

 

1.6.  Cheque

 

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". 

 

 
1.7. Comprobante de pago o de egreso

 

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

 

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

 

 
1.8. Letra de cambio

 

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

 

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

 

 

1.9. Pagaré

 

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.



1.10. Nota Débito

 

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

 

 

1.11 Nota Crédito

 

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

 

Este comprobante se prepara en original y  dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

 


1.12 Recibo de caja menor

 

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. 

 

 

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